​La scelta deve partire dai casi reali: tecnici itineranti, squadre in cantiere, manutentori, commerciali e personale presso clienti. 

Confrontare le offerte con una stessa griglia evita di acquistare un’app gradevole ma scollegata da presenze, paghe e procedure interne.

• Compatibilità completa: L’app deve essere disponibile per Android e iOS, con aggiornamenti regolari, requisiti tecnici chiari e una stessa esperienza d’uso. Limitarsi a un solo sistema operativo può escludere dipendenti e imporre acquisti di telefoni non necessari.
• GPS alla timbratura: Verificare che data, ora e posizione siano rilevate al momento dell’ingresso, uscita, pausa e rientro. Coordinate, indirizzo e mappa devono essere consultabili da chi è autorizzato, senza trasformare l’app in un controllo continuo.
• GeoFence configurabile: La funzione GeoFence deve associare sedi, clienti e cantieri a un raggio definibile. Il responsabile deve gestire eccezioni motivate, come un ingresso secondario, un parcheggio distante o una precisione GPS temporaneamente ridotta.
• Privacy e corretto impiego: Servono informativa, profili autorizzativi, log, tempi di conservazione e finalità proporzionate. Prima dell’avvio vanno valutati gli adempimenti privacy e lavoristici applicabili, con regole chiare condivise con lavoratori e responsabili.
• Cloud o licenza locale: Nel Cloud/SaaS il software è nella server farm del fornitore, con accesso web e aggiornamenti gestiti. In licenza on-premises risiede sul server o PC del cliente, che mantiene maggiore presidio dell’infrastruttura e delle procedure IT.
• Integrazione in entrambi i modelli: Molti concorrenti collegano l’app solo al cloud. È invece essenziale che l’app dialoghi anche con il software presenze in licenza on-premises, evitando di cambiare piattaforma quando evolvono esigenze organizzative, sicurezza o politiche IT.
• Presenze, paghe e commesse: Controllare integrazione con cartellino, turni, causali, straordinari, ferie, permessi, centri di costo, clienti e cantieri. Verificare esportazioni verso consulente del lavoro e software paghe: le timbrature non devono restare dati isolati.
• Funzioni per il dipendente: Oltre alla timbratura da smartphone, valutare cartellino personale, richieste ferie e permessi, giustificativi, documenti, comunicazioni, note spese e rimborso chilometrico. Uno strumento intuitivo riduce telefonate, errori e richieste all’amministrazione.
• Funzioni per responsabili: Sono utili workflow di approvazione, alert, gestione anomalie, pianificazione turni, report, esportazioni e audit trail. Le correzioni devono restare tracciate e ogni responsabile deve vedere rapidamente le sole situazioni che richiedono un intervento.
• Lavoro senza rete: In cantiere o trasferta la connessione può mancare. Chiedere se l’app registra localmente, come invia il dato quando torna online e come evita duplicazioni. È un dettaglio operativo che tutela le timbrature nei contesti più difficili.
• Sicurezza e continuità: Valutare autenticazione, ruoli, backup, log di accesso, aggiornamenti, continuità operativa e gestione degli incidenti. Per il cloud chiedere sede dei dati; per l’on-premises chiarire chi presidia patch, backup e manutenzione.
• Sviluppo interno: Un fornitore che sviluppa direttamente app e software conosce codice, evoluzioni e compatibilità. Un rivenditore può essere valido, ma l’azienda deve sapere chi risolve le criticità tecniche e chi garantisce gli aggiornamenti.
• Personalizzazioni: Chiedere se sono possibili personalizzazioni di causali, campi, workflow, report, marchio e integrazioni; chiarire costi, tempi e manutenzione. Una pagina news aggiornata è un segnale di evoluzione, ma la demo resta decisiva.
• Assistenza con ticket: Un sistema di ticketing assegna numero, data, stato, priorità e storico a ogni richiesta. È un criterio di qualità: chiedere orari, canali, presa in carico, formazione, assistenza remota e presenza di un referente.
• Costo totale: Confrontare canoni, licenze, attivazione, utenti, moduli, formazione, personalizzazioni, aggiornamenti e assistenza. Il prezzo iniziale più basso può risultare costoso se obbliga a gestioni manuali o non include le funzioni necessarie.
• Recensioni e pilota: Leggere recensioni aggiornate su Google e Trustpilot, considerando numero di valutazioni, risposte dell’azienda e contenuto dei commenti. Chiedere sempre demo e prova pilota su casi reali, prima di impegnare tutta la popolazione aziendale.

Dare priorità a compatibilità iOS/Android, qualità della timbratura, integrazione, privacy, assistenza e continuità operativa; solo dopo confrontare il prezzo. 

La richiesta di offerta dovrebbe indicare utenti, sedi, cantieri, turni, software paghe, dispositivi e preferenza cloud o installazione locale.