La rilevazione presenze tramite app è ormai indispensabile per la gestione del personale, soprattutto per chi opera fuori sede. Tuttavia, emergono criticità cruciali legate alla sicurezza delle credenziali e all'integrità dei dati di timbratura.
È fondamentale che un'app di rilevazione presenze aziendale sia progettata per prevenire la duplicazione non autorizzata delle credenziali su più dispositivi mobili e garantire l'affidabilità dell'orario di timbratura, distinguendo tra l'ora di sistema del dispositivo e l'ora sincronizzata via internet.
Questo articolo esplora le caratteristiche di sicurezza e le funzionalità anti-frode necessarie per un software gestione presenze efficace, assicurando l'autenticazione utente univoca e la validazione temporale delle timbrature. Indirizzato a responsabili HR, manager aziendali e fornitori di software, offre una guida essenziale per scegliere e implementare una soluzione di rilevazione presenze che rispetti rigorosi standard di sicurezza informatica e data integrity.
Per garantire che l'app di rilevazione presenze sia assolutamente personale e impedire la duplicazione non autorizzata delle credenziali su più cellulari, è imperativo implementare robuste caratteristiche di sicurezza e autenticazione avanzata.
Il primo passo è l'adozione di un sistema di registrazione dispositivo unico. Al primo accesso, l'app dovrebbe registrare un identificativo univoco del dispositivo mobile (es. IMEI o ID specifico del sistema operativo, opportunamente anonimizzato per la privacy) e associarlo all'account utente. Questa associazione deve essere memorizzata nel server centrale del software di rilevazione presenze. Quando un utente tenta di accedere con le stesse credenziali da un nuovo dispositivo, il sistema deve rilevare la discrepanza.
La soluzione più efficace è l'invalidazione automatica dell'accesso precedente. Se l'utente installa l'app e si autentica con le proprie credenziali su un nuovo cellulare, il sistema dovrebbe automaticamente disabilitare o revocare l'accesso dall'app installata sul vecchio dispositivo. Questo può avvenire tramite una notifica push al vecchio dispositivo che lo disconnette forzatamente, o semplicemente marcando l'associazione precedente come "inattiva" nel database. L'utente dovrebbe essere informato di questa azione.
Ulteriori misure includono la verifica in due fattori (2FA) all'accesso o per operazioni sensibili, come il cambio di dispositivo. L'invio di un codice OTP (One-Time Password) via SMS o e-mail all'utente registrato, o l'utilizzo di un'app di autenticazione, aggiunge un ulteriore livello di sicurezza account. È fondamentale che il backend del sistema di gestione presenze sia costantemente in grado di monitorare gli accessi attivi e di applicare queste politiche. La crittografia end-to-end delle comunicazioni tra app e server è un must per proteggere le credenziali e i dati di timbratura durante il transito. Queste strategie contribuiscono a rafforzare la sicurezza dell'app presenze, prevenendo frodi sulla timbratura e assicurando l'integrità dei dati personali.
Garantire che l'amministratore del software di rilevazione presenze sia sempre certo che la timbratura fatta con l'app dal dipendente fuori sede abbia la data/ora di internet e non quella (potenzialmente modificabile) del cellulare, è una caratteristica di sicurezza cruciale per l'affidabilità delle timbrature. La chiave è l'implementazione di un meccanismo robusto di sincronizzazione temporale e validazione sul server.
Quando un dipendente effettua una timbratura con l'app, l'app dovrebbe prima tentare di acquisire l'ora da un server di tempo affidabile (NTP - Network Time Protocol) via internet. Questa timestamp internet-based è la priorità. Solo se il cellulare è disconnesso da internet, l'app dovrebbe registrare la timbratura utilizzando la data/ora interna del cellulare, ma marcandola esplicitamente con un flag o un metadato che indichi che l'orario è stato acquisito offline.
Quando il cellulare si riconnette a internet, la timbratura (o le timbrature) generate offline vengono inviate al software di rilevazione presenze centrale. A questo punto, il server deve eseguire un'analisi di validazione temporale. Se la timbratura è stata generata offline, il sistema server confronta l'orario registrato dal cellulare con l'orario del server al momento della ricezione della timbratura. Se rileva una discrepanza significativa o un flag di "offline", la timbratura non viene accettata come "valida" automaticamente. Invece, viene evidenziata come anomala o richiede convalida manuale da parte dell'amministratore.
Questo processo garantisce che l'integrità dei dati di presenza sia mantenuta. L'amministratore avrà una chiara visibilità delle timbrature potenzialmente problematiche, permettendo di investigare eventuali tentativi di alterazione dell'orario. È consigliabile anche l'implementazione del geolocalizzazione delle timbrature (con consenso dell'utente e nel rispetto della privacy) per aggiungere un ulteriore livello di verifica sulla posizione del dipendente al momento della timbratura, contribuendo alla prevenzione delle frodi. L'adozione di un sistema così strutturato rafforza la fiducia nelle timbrature digitali e rende l'app presenze uno strumento gestionale affidabile.
