L'implementazione del registro visitatori digitale con tablet in reception risponde a cinque obiettivi strategici aziendali.
Il sistema di autoregistrazione visitatori si articola in tre fasi integrate:
La fase di pre-registrazione online permette al visitatore atteso di ricevere via email un link personalizzato per compilare anticipatamente dati anagrafici, azienda, motivo visita e dipendente da incontrare.
Il sistema genera un QR code univoco inviato allo smartphone del visitatore. All'arrivo in reception, il visitatore inquadra il QR code sul tablet touchscreen installato nell'area accoglienza: il riconoscimento automatico recupera i dati pre-compilati e il visitatore può accedere.
L'intero check-in richiede 15-30 secondi contro i 2-3 minuti del metodo cartaceo.
Per visitatori non pre-registrati, il tablet presenta un'interfaccia multilingua intuitiva che guida nella compilazione: nome, cognome, azienda, contatti, foto opzionale dalla fotocamera integrata.
Il sistema richiede accettazione informativa privacy. Completata la registrazione, il sistema invia mail con QR Code al visistatore. Il pass con QR code, dati personali, azienda, persona di rieferimento aziendale e data-ora appuntamento.
Contestualmente, il dipendente referente riceve notifica immediata via email, SMS o
piattaforme collaboration (Teams, Slack).
L'integrazione software costituisce il cuore tecnologico. Il tablet comunica bidirezionalmente con il software rilevazione presenze aziendale dotato di modulo visitatori oppure con piattaforme dedicate alla gestione appuntamenti esterni.
I dati vengono sincronizzati in tempo reale con database cloud/on-prem centralizzato. Il responsabile sicurezza consulta dashboard real-time visualizzando numero visitatori presenti, localizzazione, durata permanenza e storico.
In emergenza o evacuazione, il sistema genera report
stampabile con elenco visitatori presenti, fondamentale per verificare che
tutti abbiano lasciato l'edificio in sicurezza.
Benefici per l'Azienda:
Benefici per la Reception:
Benefici per i Visitatori:
Scopri come il tablet OC1001-QR può rivoluzionare l’accoglienza in reception: registra i visitatori in autonomia, velocizza i check-in e aumenta la sicurezza. Contattaci ora per una demo personalizzata in azienda.
Integrazione significa ottimizzare i processi, per questo G. Osti Sistemi è da sempre integratore dei propri sistemi con gli standard adottati dai principali sviluppatori di software per la gestione delle paghe, controllo accessi e rilevazione presenze quali:
Ascom, C&L Eos, Centro Paghe, CL System, CNA, CSS Arcpres, Data Services, Datev Koinos, Ebridge Cronos, Elas, Elea, Elmas, EssePaghe, F2A, Feinar, FMVSEP, Ges Paghe, Giotto, GIS Paghe, GPStar, Inaz, IVM, JOB Sistemi, Libro Paco Italpaghe, Main Office, Nuova Informatica, Omnia, Osra, Payroll, Pres.P5, RAP Studio Centro, Seeweb, Sipag, STP-Win, Teamsystem, Zucchetti, Mino Carpanini, Arca Software rilevazione presenze, Arca Plus, Zktime Smallbusiness, Zktime Enterprise, Artech, Libermax, Arca24.
