Rilevazione presenze JuniorWEB^© Workflow: come funziona la procedura di richiesta ferie/permessi?

Il modulo Workflow, all'interno del software di rilevazione presenze JuniorWEB^©,  gestisce: la richiesta/approvazione dei giustificativi (tipicamente ferie/permessi) da parte del dipendente (user) con approvazione del manager (capo reparto/capo negozio/resp. filiale/uff. personale), la visualizzazione online del cartellino al dipendente (user) e il download del cedolino/CUD.

Innanzitutto specifichiamo che la procedura può essere impostata a uno a due livelli: cioè una volta che l'utente user (dipendente) ha inserito la richiesta, questa deve ricevere approvazione di un solo manager (es. caporeparto) per essere convalidata (un livello), oppure dopo che il primo manager ha approvato la richiesta (es. ferie/permesso), la stessa passa al vaglio di un secondo manager (es. ufficio personale) e sarà convalidata solo con l'assenso di quest'ultimo (due livelli). Per semplicità nel Ns. esempio mostreremo la procedura ad un livello.  

Vediamo nel dettaglio:

l'utente user (dipendente) si logga con le proprie credenziali (vedi figura sotto).

L'utente user Osti Filippo accede al proprio menù riservato (sezione "Giustificativo") ed inserisce, come da esempio sotto riportato:

• giustificativo: Permesso
• giorno 22/07/2019
• durata 3 ore
• dalle ore 08:30 alle ore 11:30
• note (facoltative): richiesta rinnovo passaporto 

Inseriti i dati richiesti lo user, per confermare la richiesta, preme il tasto blu "Richiedi giustificativo". Una e-mail automaticamente viene inviata all'utente manager avvisandolo che lo user ha inserito una richiesta di permesso. E' possibile suddividere gli user tra uno o più manager, in modo che ogni manager possa gestire solo le richieste degli user sotto la sua responsabilità.   

Premendo il tasto bianco "Giustificativi richiesti" il dipendente accede alla sezione "Storico richieste giustificativi" (vedi figura sotto). Da qui può monitorare le richieste inoltrate insieme allo "stato" della richiesta stessa. Ad esempio la richiesta appena inoltrata compare nella prima riga in stato "richiesto", cioè non ancora approvata dal manager, quindi in caso di errore ha la possibilità di cancellarla con il tasto rosso a sinistra.

Usciamo dall'utente user premendo il tasto rosso "Esci" in alto a destra. Logghiamoci ora come utente manger (demo) per simulare la gestione della richiesta del permesso (vedi figura sotto).

Loggandoci come manager (demo) accediamo al menù FUNZIONI=>GIUSTIFICAZIONI il giustificativo indicato dalla freccia rossa è quello richiesto dall'utente Filippo (user), inseriamo la flag di selezione e premiamo il tasto "Approva". Automaticamente viene inviata una mail di risposta allo user che ha fatto richiesta, con accettazione/rifiuto del giustificativo.  

Se la richiesta è stata approvata, il giustificativo è inserito nel cartellino e visualizzabile on line (vedi figura sotto).

Accendendo al software presenze JuniorWEB^© come admin/manager in FUNZIONI=>STAMPE/PAGHE selezionando periodo, giustificativi e dipendenti, è possibile lanciare il report PLANNING giustificativi per ottenere la "mappatura" dei giustificativi (richiesti/approvati/negati). Nella figura sotto trovi un esempio di planning guistificativi con evidenziato dalle frecce il giustificativo di permesso richiesto dallo user Osti Filippo ed accettato dal manager "demo".  

Vantaggi "Workflow" nel software JuniorWEB^© rilevazione presenze:

• risparmio di tempo nella gestione delle richieste/approvazione ferie permessi,
• monitoraggio pianificazione assenze (ferie/permessi),
• pianificazione turni di lavoro,
• monitoraggio "stato" richiesta giustificativo (richiesto, accettato, respinto).
• gestire i centri di costo,
• tracciamento completo degli accessi e delle attività svolte da user/manager/admin. 

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